Politique sur la gestion et la protection des renseignements personnels
Entrée en vigueur : 2023-09-22
Mise à jour : 2023-10-10
1. Préambule
La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, (LQ 2021, c 25) (Loi) et les règlements adoptés en vertu de celle-ci ont pour objet d’encadrer l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels détenus par les organismes privés. Dans le cadre de la poursuite de sa mission, Tout Court doit collecter, utiliser, conserver, communiquer et détruire des renseignements personnels.
Ces renseignements personnels sont confidentiels, à l’exception de ceux qui ont un caractère public aux termes de la Loi. Tout Court a donc la responsabilité d’en préserver la confidentialité et de se conformer aux obligations qui lui incombent aux termes de la Loi à leur égard, dont notamment obtenir le consentement des personnes qu’ils concernent avant de les communiquer à des tierces personnes. La Politique sur la gestion et la protection des renseignements personnels (Politique) vise à mettre en place des mesures concrètes à ces fins.
2. Énoncé de la mission
La Politique vise à encadrer la collecte, l’utilisation, la conservation, la communication et la destruction des renseignements personnels et à mettre en place des mesures permettant d’en protéger la confidentialité conformément à la Loi et ses règlements.
3. Champ d’application
3.1. Cadre juridique
En matière de protection des renseignements personnels, Tout Court doit notamment respecter la Loi, le Code civil du Québec et la Charte des droits et libertés de la personne du Québec (RLRQ c. C-12).
3.2. Objet
La Politique s’applique à l’ensemble de l’entreprise. En cas de doute quant au traitement de renseignements personnels, les gestionnaires doivent consulter la personne responsable de l’accès aux renseignements.
4. Définitions
Aux fins d’application de la Politique, les expressions définies revêtent le sens qui leur est donné dans le présent article.
Document : une information, produite ou reçue par le service des ressources humaines, qui est délimitée, structurée et intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images et portée par un support.
Personnel cadre : toute personne embauchée pour occuper un poste de cadre prévu à la structure organisationnelle de Tout Court.
Personnel cadre supérieur : la présidence ou la vice-présidence, la direction des opérations ainsi que la direction de l’administration de Tout Court.
Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Le nom d’une personne physique n’est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne. Le fait qu’une signature apparaisse au bas d’un document n’a pas pour effet de rendre personnels les renseignements qui y apparaissent.
Responsable de l’accès : personne déléguée à ce titre par la présidence et la vice-présidence de Tout Court, le service des ressources humaines exerce de manière autonome les fonctions de responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels aux termes de la Loi.
5. Collecte
Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin auprès du public concerné, auprès de nos employés ou auprès d’un tiers autorisé à les communiquer. Nous ne pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles auxquelles vous avez consenti ni les divulguer à un tiers sans votre consentement.
Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi.
Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées. Elles peuvent notamment être utilisées par les personnes responsables de fournir des produits et des services à la clientèle et par les départements de facturation et de ressources humaines.
Nous sommes tenus de s’assurer que nos fournisseurs de services se conforment aux lois en matière de protection des renseignements personnels en vigueur et veillons à ce qu’ils offrent un niveau de protection comparable au nôtre.
Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Ce n’est qu’exceptionnellement et conformément à la Loi que nous refuserons de divulguer cette information. Nous effectuons un suivi précis des personnes à qui vos renseignements personnels ont été divulgués et des circonstances qui ont mené à leur divulgation.
5.1. Sources de collectes
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Étant donné la nature de nos activités professionnelles, nous pouvons également recueillir certaines informations par le biais d’échanges de courriels ou de formulaires de demande d’informations.
Lors d’une embauche, Tout Court demande certains renseignements personnels et confidentiels afin de gérer administrativement l’emploi au sein de l’entreprise. Pour ce faire, Tout Court demande de remplir un formulaire qui détaille l’ensemble des données nécessaires et exigées par la Loi.
5.2. Limitations de la collecte
Un renseignement personnel est nécessaire si la finalité poursuivie est légitime, importante, urgente et réelle et si l’atteinte au droit à la vie privée consécutive à la collecte, la communication ou la conservation de chaque élément de renseignement est proportionnelle à cette finalité (c.-à-d. la collecte des renseignements est-elle rationnellement liée aux objectifs visés, l’atteinte au droit à la vie privée est-elle minimisée et la divulgation du renseignement requis est-elle nettement plus utile à l’entreprise que préjudiciable à la personne concernée).
Dans le secteur privé, en cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire. Et, sous réserve de quelques exceptions, une entreprise ne peut refuser d’accorder un bien ou un service ni rejeter une demande relative à un emploi parce que la personne qui formule la demande refuse de lui fournir un renseignement personnel.
Les exceptions sont :
- la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat;
- la collecte est autorisée par la loi;
- il y a des motifs raisonnables de croire qu’une telle demande n’est pas licite.
6. Utilisation
6.1. Limitations quant à l’accès
Tout Court limite l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir au sein de l’entreprise lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Tout Court limite l’utilisation des renseignements personnels : à moins d’une exception prévue par la loi, l’entreprise doit obtenir le consentement de la personne concernée pour utiliser ses renseignements une fois l’objet du dossier accompli.
6.2. Consentement quant à l’utilisation des renseignements personnels
Les entreprises ont l’obligation d’assurer le caractère confidentiel des renseignements qu’elles détiennent en empêchant leur communication à une autre entreprise ou à un organisme public. Il existe cependant deux exceptions :
- si vous donnez votre consentement, Tout Court pourra communiquer les renseignements qui font l’objet de ce consentement;
- il existe des cas où l’entreprise n’a pas besoin d’obtenir le consentement. Ces exceptions sont prévues dans la Loi sur le secteur privé à l’article 18.
7. Conservation et destruction
7.1. Conservation
La conservation est la période durant laquelle nous conservons des renseignements personnels, sous quelque forme que ce soit, et ce, peu importe que les renseignements soient activement utilisés ou non.
À cette étape, Tout Court s’assure respecter les obligations suivantes :
- Assurer la qualité des renseignements personnels en veillant à ce que les renseignements personnels que nous détenons soient à jour et exacts au moment où nous les utilisons pour prendre une décision relative à la personne concernée.
- Prendre des mesures de sécurité propres à assurer la sécurité des renseignements personnels.
7.2. Destruction
Le cycle de vie du renseignement personnel se termine lors de sa destruction. À cette étape, Tout Court s’engage à détruire les renseignements personnels de manière sécuritaire dès que la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie, sous réserve du délai prévu par la loi ou par un calendrier de conservation établi par règlement du gouvernement (ex. pour des obligations fiscales).
8. Sécurité
Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.
Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et la restriction des accès à ce qui est nécessaire, des mesures physiques et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement.
8.1. Accès et Rectification
Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués.
Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite.
Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d’une enquête sur une possible rupture de contrat ou une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fasse l’objet d’un litige ou est privilégiée.
Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable.
Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à l’adresse ci-dessous :
Tout Court
1040B 3 e avenue
Val-d’Or (Québec) J9P 1T6
Courriel : info@toutcourt.ca